Functie

Voor een IT bedrijf in Heusden-Zolder zijn wij opzoek naar een Administratief assistent.

Je afdeling is verantwoordelijk voor de volgende operationele en administratieve taken. Je begint aan de basis, gradueel leiden we je op tot een volwaardige teamgenoot die diverse taken kan afwerken van begin tot einde. Jij hebt de kans om jezelf te specialiseren in 2 of 3 van onderstaande topics op basis van dagelijkse afstemming met je teamgenoten:

Receptie & administratie:
1. Inkomende telefoongesprekken, postverzending, opvolging vergaderagenda, verwelkomen bezoekers, bezoekersregistratieboek
2. Inkoop: aankopen voor keuken, hygiëne, kantoorbenodigdheden, verkoopautomaat, logistieke benodigdheden.... voorraadrotatie/opvolging
3. Zaalondersteuning: Onderhoud vergaderzalen, Demoruimtes, Opslagruimte, Keuken, rokersruimte: alles in goede staat en goed georganiseerd houden
4. Travel management: boeken van vlucht/hotel tickets, bezoekersschema's, contact met reisbureau
5. Evenementen ondersteuning: Lunches, Evenementen, CSR ... in samenwerking met marketing.
6. Archivering

Boekhouding:
1. Samenwerking met leveranciers: contractbeoordeling, behandeling van inkoopverzoeken, beheer van activa
2. Leveranciersfacturen controleren, bewijsstukken voorzien van handtekeningen, inboeken in SAP-systeem, scannen/opslaan in benodigde map, archivering, samenwerking met afdelingshoofd voor leveranciersbeheer
3. Voorbereiding financieel verslag voor maandafsluiting, herboeking systeem
4. Facturering van klanten, verkoopverklaringen, kredietbeheer, advisering over klantvoorwaarden

Aankoop van handelsgoederen:
1. Voorraad: bewegingen en FIFO-rotatie, dagelijkse/kwartaal-telling, prognoses, inkoopanalyse
2. Productbeheer: ERP onderhoud, nieuwe producten/samples, End-Of-Life producten/laatste generaties
3. Logistiek: handelsdocumenten, inkomende/uitgaande goederen, opvolging zendingen
4. Orderbeheer: ordervalidatie, prijsbepaling/onderhandeling

Jouw profiel

-Je bent een gedreven en gestructureerde teamplayer.
-Je werkt graag in een veeleisende omgeving en houdt je hoofd koel wanneer diverse taken gelijktijdig binnenkomen.
-Je hebt oog voor detail en passie voor bedrijfsadministratie.
-Je vindt het niet erg om hands-on aan de slag te gaan én je analyseert hoe je je werkvaardigheden kan perfectioneren op basis van de behoeften van je afdeling.
-Je beheert het Nederlands en Engels op een professionele manier en je voelt je comfortabel in Excel.

• Administratieve dossiers samenstellen
  Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren
• Personen onthalen en hun vraag identificeren
• Telefonische oproepen aannemen
  Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
  Een boodschap noteren
• De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen
  Bestellingen plaatsen
• Documenten coderen, klasseren en archiveren

Aanbod

- We bieden je de mogelijkheid om jezelf te ontwikkelen in het bedrijf.
- Een correcte verloning

Solliciteren

AGO Jobs & HR
+32 11 60 14 27
houthalen@ago.jobs