Functie

In deze functie verzorg je het onthaal en neem je tal van administratieve taken voor jouw rekening. Zo sta je in voor:

• je ontvangt en verwelkomt bezoekers en bent hun eerste aanspreekpunt;
• je beantwoordt telefonische oproepen en e-mails;
• je zorgt dat vergaderzalen tijdig klaarstaan;
• je beheert de voorraden en bestelt kantoorbenodigdheden, dranken, broodjes, ...
• je hebt oog voor algemene netheid in keuken en polyvalente ruimte;
• je verzorgt tal van administratieve taken:
• controle en update van klanten - en leveranciersbestand;
• opmaken van zendnota's voor leveringen;
• opmaken van opleveringsattesten;
• updaten van prijslijsten;
  
• reizen boeken voor klanten en collega's: hotels, vliegtuig, huurwagen;
• opmaken van bijhorende PO's.

Jouw profiel

• je genoot bij voorkeur een bacheloropleiding;
• een eerste ervaring in een soortgelijke functie is een pluspunt;
• je bent vriendelijk, klantgericht en professioneel;
• je hebt sterke communicatieve vaardigheden, zowel schriftelijk als mondeling;
• je werkt zeer nauwkeurig en volgt je werk goed op;
• je hebt kennis van MS Office; kennis van Salesforce is een troef;
• naast het Nederlands, heb je een goede kennis van het Frans en Engels.

• Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
• Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
• Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)
• Materiaal, toebehoren en verbruiksgoederen bestellen
  De leveringen controleren
• Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
• Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren
• Professionele informatie en reglementering bijwerken
  Documenten archiveren en klasseren
• Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
  Telefonische oproepen en bezoekers filteren
• Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
• Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren

Aanbod

• je komt terecht binnen een dynamisch familiebedrijf met korte communicatielijnen;
• je wordt opgenomen in een fijn team van collega's binnen een warme omgeving;
• functie met veel contacten, zowel intern als extern;
• ruimte voor initiatieven, interne training en ontwikkeling;
• aantrekkelijk verloningspakket.

Solliciteren

Demeyere Isabelle
0473398114
isabelle@baanburo.be