Functie

Als receptionist ben je verantwoordelijk voor verschillende taken op de locatie van onze klant:

Ben je georganiseerd, dynamisch en gemotiveerd? Ben je op zoek naar een job waarin je jouw sociale vaardigheden optimaal kunt benutten? Communiceer je graag met mensen en schrikt een coördinerende rol jou niet af? Dan is de job als receptionist(e) helemaal iets voor jou!

Een receptionist speelt een centrale rol in de dagelijkse werking van het bedrijf. Deze persoon vervult een administratieve en coördinerende rol op de sites van onze klanten, waar hij/zij zorgt voor een persoonlijk onthaal en een vlotte werking van alle administratieve processen.

Hij/zij fungeert als doorgeefluik tussen de behoeften van de klant en de verschillende partners/collega’s.

Als receptionist werk je op de site van onze klant en maak je deel uit van een team dat volledig geïntegreerd is in het bedrijf. Wij bieden je de mogelijkheid om waarde te creëren voor onze klant door medewerkers en bezoekers elke dag welkom te heten op een professionele en persoonlijke manier.
Ontvangen van externe bezoekers en gasten (tijdens normale werktijden)
Afhandelen van telefoongesprekken (ontvangen en doorverbinden)
Organiseren van de taxiservice op aanvraag
Beheer en organisatie van vergaderzalen
Beheer van klein materiaal voor het hele gebouw
Dagelijks beheer van de voorraad verbruiksartikelen
Beheer van de bestellijst voor vergaderzalen om deze door te geven aan het cateringteam

Jouw profiel

Je hebt 2 tot 3 jaar ervaring in secretariaatswerk of receptie.
Je bent nauwkeurig en nauwgezet
Je hebt uitstekende luistervaardigheden en communicatievaardigheden
Je kunt goed spellen
Je bent klantgericht
Je bent flexibel
Je bent een zelfstarter en zelfstandig
Je bent stressbestendig
Je spreekt Nederlands en Engels
Je hebt een gevorderde kennis van de MS Office Suite

• Een organisatie boekhoudkundig en administratief beheren
• Documenten invoeren en de lay-out verzorgen
  Documenten doorsturen en klasseren
• Klanten, leveranciers, bezoekers ontvangen en oriënteren
  Boodschappen noteren en afspraken vastleggen
• Professionele dossiers, verslagen van vergaderingen, ... coderen en archiveren
• Juridische documenten invoeren en de lay-out verzorgen (contracten, verslagen en vonnissen, ...)
• De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen
  Bestellingen plaatsen
• Professionele dossiers (klantendossiers, vorderingen, ...) voorbereiden en opvolgen (bijwerken, afsluiten, ...)
• Uitvoering van onderhoudscontracten opvolgen en controleren
• Briefwisseling sorteren, verdelen, frankeren en registreren
  E-mails behandelen
• Personeelsdossiers administratief opvolgen
  Aanwervingen en opleidingen logistiek organiseren
• Gegevens voor de opvolging van de activiteit bijwerken (situatieoverzichten, resultatentabellen, ...)
• Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
• De activiteiten van een team coördineren

Aanbod

Je werkt op vrijdag van 8u00-17u00.

Een uitdagende en gevarieerde functie in een publiek-private samenwerking
Kans op een vast contract, een aantrekkelijk salaris, secundaire arbeidsvoorwaarden en de kans om een boeiende carrière op te bouwen in een internationale omgeving
Samenwerking met verschillende externe partners
Een brede uitdaging in Facility Services, zowel hard als soft
Werken voor een bedrijf met een professionele uitstraling en ondersteund door een sterk gevoel van samenhorigheid, cultuur en waarden.
Bij ISS geven we vorm aan wie we zijn en wat we doen, en versterken we onze betrokkenheid bij onze klanten, de mensen en de plaatsen die we bedienen.

Wij hechten veel belang aan een collegiale omgeving en het welzijn van onze medewerkers. Hier kun je zijn "wie je bent".

Solliciteren

AGO Jobs & HR
+32 92 77 21 13
gent.call@ago.jobs