Functie

Bij Eligio, de Belgische marktleider in outsourcing van receptie- en officediensten, zetten onze 325 medewerkers zich elke dag vol enthousiasme in voor onze klanten. Deze klanten zijn (middel)grote bedrijven uit verschillende sectoren, verspreid over heel België.

Voor onze klant in Zwijnaarde, een bedrijf actief in de bio-technologische sector, zijn we op zoek naar een student(e) die de receptie op een professionele manier beheert.

Ben jij iemand die uitblinkt in communicatieve vaardigheden en het als een passie ziet om bezoekers en collega’s optimaal te ondersteunen? Dan ben jij de student(e) die we nodig hebben!

In deze functie krijg je een zeer gevarieerd takenpakket dat o.a. het volgende omvat:

• Je volgt het dagelijks facility/hospitality mailverkeer op
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor de klanten, leveranciers, bezoekers aan de open desk
• Je biedt administratieve ondersteuning
• Je stuurt offerte-aanvragen uit en volgt ze verder op
• Je verwerkt de aanvragen van vergaderzalen en regelt de nodige catering
• Je houdt controle op het gebruik van de vergaderzalen en volgt de facturatie ervan nauwgezet op
• Je controleert de netheid van de algemene delen en alle facilitaire ruimtes in het gebouw
• Je beheert de toegangscontrole van het gebouw o.a. personeel, techniekers, bezoekers
• Je valideert parkingtickets en regelt parkingreservaties voor bezoekers en klanten
• Je volgt alle facilitaire diensten op, plant ze in en bestelt benodigdheden (bv. ophaling afval, bestellingen van dranken en toiletbenodigdheden)
• Je laadt alle facturen (in en out) op naar een intern platform van de klant
• Je maakt rapporteringen op

Je werkt op volgende dagen:

24/6: 8u-12u30 en 13u30-17u30

25/6: 13u30-17u30

26/6: 8u-12u30 en 13u30-17u30

27/6: 13u30-17u30

28/6: 13u30-17u30

1/7: 8u-12u30 en 13u30-17u30

2/7: 13u30-17u30

3/7: 8u-12u30

8/7: 8u-12u30 en 13u30-17u30

9/7: 13u30-17u30

10/7: 8u-12u30

15/7: 8u-12u30

17/7: 8u-12u30

22/7 t.e.m. 26/7: 8u-12u30

29/7: 8u-12u30

31/7: 8u-12u30

5/8: 8u-12u30

7/8: 8u-12u30

12/8 t.e.m. 21/8: 8u-12u30 en 13u30-17u30

22/8: 13u30-17u30

23/8: 13u30-17u30

Jouw profiel

We zijn op zoek naar een nieuwe coolega met volgende competenties:

• Uitermate servicegericht - met de glimlach
• Zeer goede kennis Nederlands en goede kennis Engels met basiskennis Frans
• Nauwkeurig
• Stressbestendig
• Sterk zijn in plannen en organiseren van het werk, prioriteiten kunnen stellen
• Sterke betrokkenheid en verantwoordelijkheidszin
• Uitstekende Kennis van de courante MS Office pakketten (Outlook, Word, Excel)
• Vlot nieuwe computerprogramma's kunnen aanleren
• Pittige en energieke persoonlijkheid
• Verzorgde uitstraling

• Personen onthalen en hun vraag identificeren
• Personen informeren en doorverwijzen of begeleiden naar de gevraagde gesprekspartner, dienst of plaats
• Telefonische oproepen aannemen
  Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
  Een boodschap noteren
• Gegevens op computer raadplegen, invoeren of bijwerken (aanmaken van badges, inschrijving in registers, rapporten van telefonische oproepen, ...)
• Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren
• De toegang en verplaatsingen van personen binnen de organisatie, sites en lokalen controleren

Aanbod

Je komt terecht in een aangename werkomgeving.

Voor de start van de opdracht, krijg je een betaalde opleiding "on the job". Deze betaalde opleiding zal in samenspraak met jou ingepland worden.

Je krijgt naast een uitdagend takenpakket, veel leerkansen en een aantrekkelijk salaris ook:

• een dagvergoeding van 4 euro
• maaltijdcheques van 3,09 euro
• een vergoeding woon-werkverkeer

Ontdek meer over onze betrokkenheid en waarden op onze website en Facebook-pagina. Mis deze kans niet om deel uit te maken van ons toegewijde team!

Solliciteren

Melissa Moens
melissa.moens@eligio.be