Functie

Ben jij een ervaren Executive Assistant die een sleutelrol wil spelen binnen een internationale omgeving? Ben jij de schakel in het efficiënt laten verlopen van de dagelijkse werkzaamheden? Solliciteer dan voor deze Executive Assistant vacature in Zaventem!

Als Executive Assistant sta je in voor volgende taken en verantwoordelijkheden:

• Je voert een efficiënt agendabeheer uit: afspraken inplannen, prioriteren en zorgen dat alles vlot verloopt.
• Je biedt ondersteuning bij administratieve processen zoals lange termijn planning, verlofaanvragen en facturatie.
• Je organiseert vergaderingen, zowel intern als extern.
• Je onderhoudt contacten met betrokken politici en internationale betrokkenen.
• Je staat in voor het Travel Management van de CEO.

Jouw profiel

De executive assistant die we zoeken beschikt minimaal over een Bachelor diploma en heeft al enige ervaring in een gelijkaardige job. Bijkomend verwachten we deze eigenschappen:

• Je spreekt Nederlands en beheerst perfect Engels. Je hebt ook een zeer goede kennis van Frans.
• Je hebt bij voorkeur werkervaring in een grote organisatie met matrixstructuren.
• Je beheerst het MS-Office pakket en je bent digitaal vaardig.
• Je beschikt over een proactieve, analytische en discrete werkhouding.
• Je kan rekenen op jouw uitstekende communicatieve en diplomatieke vaardigheden.

• Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
• Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden, ...)
• Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
  Telefonische oproepen en bezoekers filteren
• Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
• Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen, ...)
• Brieven, verslagen, nota’s, ... opstellen en redigeren
• Documenten ingeven, briefwisseling behandelen en e-mailberichten beheren

Aanbod

Wat mag je allemaal verwachten als Executive Assistant?

• Je ontvangt een vast contract met een competitief salaris en 13e maand gebaseerd op jouw ervaring.
• Je werkt voltijds in een 40 uur regime.
• Je hebt bespreekbare werkuren met een beperkte mogelijkheid tot thuiswerk.
• Je krijgt interne en externe opleidingen aangeboden.
• Naast 20 wettelijke verlofdagen, bouw je 12 ADV dagen op en heb je 7 vaste CAO verlofdagen (39 in totaal).
  

• Hiernaast heb heel wat extralegale voordelen:
• Collectieve jaarbonus.
• Groeps- en hospitalisatieverzekering zonder eigen bijdrage.
• Maaltijdcheques van €8 per dag en jaarlijks Ecocheques van €250.
• Cadeaucheques en kortingen.
• Volledige dekking openbaar vervoer (2e klas) of een reguliere kilometervergoeding.
• Parkeerplaats op loopafstand.
• Uitgebreid cafetariaplan met keuzemogelijkheden (fietslease, eerste klasse openbaar vervoer,..).
• Internetvergoeding.
• Smartphone + abonnement.

Solliciteren

Arno Swinnen
016 23 60 42
aswinnen@brightplus.be