Functie

Bedrijf

Dit hotel richt zich op een breed publiek. Met een ruim aanbod hotelkamers, zeer veel faciliteiten en verschillende banquetingzalen is er voldoende ruimte voor de organisaties van meetings, conferenties en evenementen. Er wordt gericht op de zakelijke gast, maar tijdens de weekends en in vakantieperiodes trekt het hotel ook families aan voor een overnachting of gezellig diner. Het hotel kenmerkt zich door een hartelijke, toegankelijke aanpak wat zich ook doortrekt onder de collega's. Daarnaast heerst er een bedrijfscultuur waar veel vrijheid wordt geboden en verantwoordelijkheid nemen wordt gestimuleerd. De korte rapportagelijnen maken het mogelijk om snel beslissingen te nemen waardoor initiatieven zich vlot vertalen naar resultaat.

Taken

Als onderdeel van het sales & reservatie team, word je ingezet voor de organisatie van meetings & events. Je werkt voornamelijk back-office met focus op administratie, klantencontacten en interne communicatie. Jouw verantwoordelijkheden omvatten:

• plannen en organiseren van diverse evenementen
• administratie en opvolging van het proces van begin tot eind in het systeem
• communicatie en samenwerking met het departement F&B voor de operationele uitvoering van de evenementen
• contactpersoon voor klanten en communicatief klantgericht handelen
• begeleiden van klanten bij het verkennen van het complex
• vinden van geschikte leveranciers op maat van het specifieke evenement
• zorgen voor draaiboek, overzichten en tafelplannen
• opstellen van facturen en voorbereiden van terugbetalingen
• op rustigere moment op vlak van meetings & events, help je het reservations-team
• telefonisch en digitaal opvolgen van elke potentiële reservatie-aanvraag
• up-sell- en cross-sell-voorstellen doen met kennis van het productaanbod

Door jouw inzet en proactieve houding draag jij bij aan de succesvolle organisatie van meetings & events.

Jouw profiel

• je beschikt over een Bachelor diploma in event- en projectmanagement, toerisme of hotelmanagement
• je bent gedreven, denkt commercieel en klantgericht, alsook kun je goed organiseren en plannen
• je hebt gevoel voor hospitality en een sterk empathisch vermogen
• je hebt een representatief voorkomen met een gastvrije uitstraling
• je hebt sociale- en communicatieve vaardigheden zowel mondeling als schriftelijk
• je kan vlot communiceren in Nederlands en Engels. Kennis van Frans is een mooie plus
• je bent ordelijk, punctueel in je werk en administratief sterk
• je houdt wel van een beetje hectiek, maar behoudt altijd het overzicht
• je bent in het bezit van rijbewijs B

• Een kostenraming opmaken en samen met de klant een contract opstellen voor de dienstverlening
• Het werk van leveranciers of dienstverleners controleren
• Een bestek opmaken, intekenen op een aanbesteding
• Een klantenbudget opstellen en beheren
• De behoeften van de klant identificeren en naargelang de verwachtingen adviseren
• Een netwerk van partners, leveranciers en dienstverleners opbouwen en onderhouden
• Dienstverleners, leveranciers, tussenpersonen, locaties zoeken en selecteren voor de catering, de animatie, verhuring, ...
• Evenementen organiseren voor: Professionals
• Evenementen organiseren voor: Privé en particulieren
• De realisatie van een evenement plannen, de animatie en het verloop uitwerken
• Communicatieacties over het evenement opstellen
• De administratieve stappen voor het evenement uitvoeren (formaliteiten, toestemmingen, ...)
• De logistiek van het evenement organiseren en de betrokken leveranciers en dienstverleners coördineren
• Een klanten- of prospectenbestand uitwerken
• Een cateringformule bedenken en voorstellen

Aanbod

Ben jij een enthousiaste en gedreven kandidaat? Solliciteer dan nu en maak deel uit van dit innovatief en dynamisch team!

• naast een mooi salaris, kun je dagelijks een maaltijd gebruiken in het hotel en kun je gebruik maken van aantrekkelijke personeelskortingen
• je werkt van maandag tot vrijdag overdag en bent flexibel om eens tot 20 uur te werken
• je werkt gemiddeld 1 zaterdag per maand en kunt deze gewerkte dag in recup nemen op een andere dag in de week
• een contract van 39 uur per week met 6 ADV-dagen
• dit bedrijf biedt continue vernieuwing en groei, waardoor de medewerkers de kans krijgen om mee te groeien met de organisatie
• je krijg de ruimte voor initiatief, vrijheid en creativiteit, waardoor je jezelf verder kunt ontwikkelen
• bovendien is er een ongeëvenaard goede werksfeer

Solliciteren

Claudia Koch
03 449 45 31
claudia@qualityseekers.be