Rental & Front Office Assistant

Jij bent samen met jouw collega's van het verhuurteam het aanspreekpunt voor alle binnenkomende vragen van de klant betreffende de huur van een machine. Je waarborgt de volledige administratieve flow van het registreren van een verhuurordertot en met de facturatie . Dit proces omvat volgende taken:

Je neemt nota van de vraag, adviseert de klant omtrent de meest geschikte machine en checkt de beschikbaarheid in het systeem. Vervolgens maak je een prijsvoorstel op en registreer je de verhuur in het reservatiesysteem. Daarna maak je de verhuurbon op.

De verhuurbon voorzie je van alle nodige informatie om het verhuurdossier administratief volledig en correct af te handelen (tijdstip van aanmelding, afmelding, urenstand, brandstofpeil…).

Bij registratie van nieuwe klanten, maak je een klantenfiche op en verwittig je de boekhouding. Je bevestigt het order per mail met de vraag naar een voorschot.

Je hebt ook een signaalfunctie bij klanten met betalingsachterstand.

Front Office:

Met je collega Rental-Front Office Assistant wissel je wekelijks de verantwoordelijkheid af voor volgende taken:

Warmen gastvrijontvangst van bezoekers.

Eerstelijnscommunicatie via het algemeen telefoonnummer en de algemene mailbox.

Agendabeheer van de vergaderruimtes.

Facilitairetaken zoals de opvolging van het schoonmaakteam, plaatsen van lunchbestellingen, bijhouden van de drankenvoorraad, opmaken van de keukendienst.

Stockbeheer- en optimalisatie van kantoorbenodigdheden.

Postverwerking : het regelen van koeriersdiensten en uitgaande briefwisseling, sorteren van binnenkomende post en het afstempelen van administratie zoals CMR vrachtbrieven of aangetekende zendingen.

Heb je ervaring in een logistieke richting of hebt een sterke interesse in warehousing? Dan ben jij mogelijk een verrijking voor ons team! Indien je niet aan alle vereisten van deze vacature voldoet, laat dan niet na om toch te solliciteren.

Je handelt volgens een bepaalde structuur of flow en ziet snel wat de prioriteiten van de dag of week zijn. Bovendien stel je je flexibel op door snel in te spelen op veranderende omstandigheden.

Jouw omgeving omschrijft je als iemand die nieuwe instructies en informatie correct kan interpreteren én implementeren.

Een goede service stel je in iedere contact met de klant voorop. Hierbij zie je geen problemen, enkel uitdagingen en oplossingen.

Je hebt een uitstekende kennis van het Nederlands en Engels , zowel in geschreven als mondelinge communicatie. “V ous avez le courage de parler un peu de français? Excellent!”

Je kunt vlot werken met Carfac en Microsoft Office 365.

Facturering, Voorraadbeheer, Koeriersdiensten, Sorteren, Administratie, Agendabeheer, Post sorteren, Klantencontact, MS Office Suite, Administratie, Boekhouding, Engelse taal, Communicatie, Storage, Nederlands, Logistieke sector

SOLLICITEREN